1

DUO-Belgium/Flanders 2018: 1. General Description

DUO-Belgium/Flanders Fellowship Programme was established in 2011 with the aim of

promoting exchanges of students between  Belgium/Flanders  and  4 Asian countries

(China, India, South Korea and Vietnam) on  a balanced and permanent  basis. In this

respect, DUO-Belgium/Flanders requires that a PAIR (two persons) of students wil  be

exchanged in the framework of a cooperative project. Definition of ‘student’: 

  

●  

Undergraduate   (bachelor)   and   graduate   (master)   students   who   are   currently

enrol ed in universities or university colleges in Flanders or one of the four Asian

countries.

 Nationality of the student is not a criterion. 

  

N.B.: All applicants should maintain their “student status” from the time of application until

the end of their exchange period. 

  
1. 1 Eligibility

Due to the unique nature of this program, in order to be eligible, the exchange project

needs to fulfill all five requirements below: 

  

1)  A   higher   education   institution   in   Belgium/Flanders   (home   institution)   and   an

educational   institution   in   Asia   (host   institution)   have   established   an   academic

cooperative   agreement  or   have   the   intention   to   set   up   a   new   cooperation

agreement.

2) The Flemish higher education institution, as well as the Asian partner cannot ask

tuition fees to the students for the exchanges. 

3) The Flemish home institution has selected a Flemish student enrol ed at the home

institution   to   send   to   the   Asian   host   institution,   and   such   selection   has   been

accepted by the Asian host institution. A Flemish student is defined as a student

from any nationality, subscribed in a Flemish Higher Education Institution. 

4) The same Asian host institution has selected an Asian student enrol ed at the host

institution to send to the Flemish home institution, and such selection has been

2

accepted by the same Flemish home institution. 

5) If the Flemish student has already started the exchange or the Asian student has

already  stayed   in   Belgium/Flanders   before   the   application   period   for   DUO-

Belgium/Flanders 2018, the application is not acceptable.

1.2.   The   Duration   and   the   Amount   of   the   DUO-Belgium/Flanders
Fellowships

DUO-Belgium/Flanders 2018 is for exchange projects, which will start from August

2018 and end before September 2019 to avoid duplication of implementation period

of exchange projects selected by DUO-Belgium/Flanders in the ensuing years. The

selection of DUO-Belgium/Flanders 2018 is made ONLY once a year. In this respect,

those who are planning to exchange in Spring Semester of 2019 (January-August

2019) shall apply for DUO-Belgium/Flanders 2018. 

    

The amount of the fellowships is standardized as follows:



€650/month (with a maximum of €2.600) for Flemish students and 

€800/month (with a maximum of €3.200) for Asian students



€1.100   for   BOTH   the   Flemish   student   and   the   Asian   student   for   the

purpose of travel costs.



An extra €200/month (with a maximum of €800) will be awarded to Flemish

students that belong to the underrepresented groups in higher education:

-Students who are entitled to a Flemish study grant.

-Students with a disability, recognized by VAPH.

-Working   students   in   a   work   programme.   The   student   must   be   an

employee, or must be looking for a job, and the study programme must be

aligned with the work programme proposed by the employment service.

Moreover, the student cannot have obtained a Master degree or a second

cycle diploma yet.

The data in the database of AHOVOKS will be considered as correct.  The date of

reference   to   determine   whether   a   student   comes   from   a   low   socio-economic

background is the deadline of 2nd April 2018. If on this date the request of the student

3

is still being processed, the final decision of AHOVOKS wil  be awaited. As soon as

the request is approved, the student will receive the extra €800.

The  duration   of   exchange   should  be  at  least   one   semester   (=   4   months).   A

semester is defined as the period including the eventual introduction activities, the

period of teaching and the period of preparing and doing the examinations. Exchange

of less than one semester is NOT allowed. If a semester is longer than 4 months in

the visiting institution, fel owship will be given for 4 months. If a semester is less than

4 months in the Home/Host institutions due to unforeseen circumstances, then the

fel owship will be adjusted on a pro-rata basis.  

DUO-Belgium/Flanders: 2. Application Procedure
 
2.1. Who Applies?

The higher education institution in Belgium/Flanders applies  on behalf of  both

institutions and persons who are to participate in the exchange. Asian institutions

shall cooperate fully with Flemish institutions in supplying precise information of Asian

applicants. Individuals wishing to take part in exchanges are advised to contact the

relevant offices (e.g. International Relations Offices) of the higher education institution

to file an application for this program. 

  

2.2. Application Period

Applications will be accepted from December 15, 2017 through April 2, 2018 GMT+1

Applications submitted after April 2, 2018 wil  not be accepted. 

  
2.3. Application Material for Submission 

1. Filling out an Online Application Form. 

2.  A   Copy   of   Cooperation   Agreement   (or   Memorandum   Of   Understanding   for

cooperation) between paired institutions OR declaration of intention to set up new

cooperation agreement, signed by Head of Flemish Higher Education Institution

by uploading to the website with scanned files (only valid one).

4

3. A copy of passport of paired applicants by uploading to the website with scanned

files. 

4. A motivation letter with a personal and academic motivation (max. 2 pages A4) of

each of the paired applicants by uploading to the website.

  

If courses listed on the application differ from the actual courses, Contact Persons

or Persons of Exchange are responsible to inform the Secretariat for approval; if

this procedure is not taken beforehand, fel owship award to both students is subject

to cancellation and consequently refund. 

  

An Online application form for DUO-Belgium/Flanders can be found on the ASEM-

DUO website (http://www.asemduo.org).

1. Click JOIN US button and find the Name of Home Institution to get an ID.

※If you don’t find the name of your institution, please contact the secretariat to

add your institution to the list. 

2. Enter your password with the minimum information of the contact person in

Home University. 

3. Home institution should fil  out the whole application including the information

of Host Institution. Application From in PDF format can be downloaded from

the   ASEM-DUO   website   (http://www.asemduo.org)   at   the   banner   of

Applications & Forms.

4. Once   completed,   please   make   sure   to   submit   your   application   by   clicking

“submit”   button.   Home   Institution   should   get   a  confirmation   email   from   the

secretariat within 3 days after completion of submission. If you don’t get a

confirmation email, please contact admin2@asemduo.org promptly. 

5. The rest of the documents (cooperation agreement, passport copy and motivation

letter) can be uploaded in the last step of the application process.

2.4. How and When is the Selection Made

5

6

7

8

9

10

individually requested by the Secretariat.